Leuk dat je tickets gaat scannen!
Jij bent straks degene die zorgt dat bezoekers zonder gedoe naar binnen kunnen. Met onze check-in tools wordt dat een eitje. In deze handleiding vind je alles wat je moet weten zodat je snel aan de slag kunt!
Wat heb je nodig?
Een volledig opgeladen mobiele telefoon met internetverbinding
Een WeTicket account bij de organisatie waarvoor je gaat scannen.
Wanneer er met meerdere personen tegelijkertijd gescand wordt, raden wij aan om voor iedere gebruiker een eigen account aan te maken.
Inchecken
De snelste manier om ticket in te checken is door ze te scannen. Als je een QR-code scant geeft de app aan of een ticket succesvol is ingecheckt. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat een QR-code niet geldig is. In dit geval geeft de app duidelijk aan wat er niet klopt. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat een ticket al eerder is ingecheckt of dat het om een onbekende QR code gaat.
Scan-statussen
Een ticket heeft een van deze drie statussen:
Open – Het ticket is nog nooit gebruikt.
Scanned in – Het ticket is ingescand en daarmee ongeldig.
Scanned out – Het ticket is handmatig uitgecheckt. Het is weer geldig, maar is eerder al eens ingescand geweest.
Hoe werkt de scan-app?
Download de app voor iOS of Android. Vervolgens open je de app en log je in met je WeTicket account (lees hier hoe je teamleden uitnodigt).
Navigeren
Veeg naar links of rechts om te wisselen tussen de scanner en de gastenlijst. Bovenaan beide schermen zie je het actieve evenement. Tik erop om te wisselen van evenement of om via het tandwielicoon naar de instellingen te gaan.
Scannen
Zorg dat je het juiste evenement hebt geselecteerd voordat je begint.
Open de scanner. Herkenbaar aan dat je het beeld van je camera ziet.
Gebruik de knoppen onderaan om de zaklamp aan te zetten of te filteren op tickettype.
Houd je telefoon boven de QR-code op het ticket.
Je bent klaar om te scannen.
Filters
Met de filters stel je per apparaat in welke tickets gescand of weergegeven worden.
Scanfilter: te vinden onderaan de scanner, naast de zaklamp. Alleen geselecteerde tickets kunnen worden gescand. Tickets die niet zijn geselecteerd worden als ongeldig gemarkeerd. Geldt alleen voor de scanner.
Gastenlijstfilter: te vinden linksboven in de gastenlijst. Bepaalt welke tickets in de lijst worden weergegeven. Geldt alleen voor de gastenlijst.
Gastenlijst
De gastenlijst laat zien welke tickets al zijn ingecheckt en welke nog niet. Je kunt zoeken op ticket of bestelling en bezoekers handmatig inchecken. Bereikbaar door vanaf de scanner naar rechts te vegen.
Tik op een ticket voor de details: tickettype, naam, e-mailadres van de tickethouder en andere tickets in dezelfde bestelling.
Refunds aan de deur
Wil je een bezoeker weigeren en terugbetalen? Tik op de bezoeker in de gastenlijst, tik op de drie puntjes rechtsboven en kies Manage order. Je komt dan direct op de bestelling in het WeTicket-portaal, waar je de terugbetaling verwerkt. Verwerk de refund zoals je gewend bent.
Tips en tricks
Voorbereidingen treffen
Zorg dat de apparaten volledig zijn opgeladen
houd telefoonladers bij de hand
maak gebruik van power banks
Controleer of de scan-app of software up-to-date is
Zorg voor een stabiele internetverbinding
Handigheden bij het scanproces
Richt je scanner direct op de barcode of QR-code
Zorg voor goed licht of gebruik de zaklampfunctie van de scanapp
Vraag bezoekers om hun tickets klaar te houden bij de ingang
Grote groepen inchecken
Als een groep gezamenlijk tickets heeft besteld, kun je deze snel verwerken door het eerste ticket te scannen en de volledige bestelling te openen door op de dropdown te klikken.
Vervolgens check je handmatig de hele bestelling in en kan de groep in een keer doorlopen.
Scannen voor meerdere organisaties
Scan je voor meerdere organisaties en moet je wisselen? Tik boven in beeld op het evenement, daarna op het tandwiel om naar de instellingen te gaan. Daar kun je een andere organisatie selecteren.
Veelvoorkomende vragen en oplossingen
Ticket is al gescand
Controleer of de bezoeker per ongeluk dubbel werd gescand of er al eerder is ingecheckt
Scanner leest de code niet
Zoek op naam, e-mail of betaalreferentie en check de tickets handmatig in met een klik op ‘Check in’
Bezoeker kan de tickets niet vinden
Zoek op naam, e-mail of betaalreferentie en check de tickets handmatig in met een klik op ‘Check in’